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Le saviez-vous ? En tant que propriétaire d’un appartement au sein d’une copropriété, vous êtes en droit de vérifier les comptes de cette dernière, mais aussi de consulter une série de documents qui la concernent.

Bon à savoir : tout copropriétaire individuel bénéficie d’un droit de regard sur sa copropriété, du moins dans un certain cadre. La loi stipule en effet que le syndic doit permettre aux copropriétaires de prendre connaissance de toutes les données ou documents non privés concernant la copropriété, selon les modalités prévues par le règlement intérieur ou par l’assemblée générale.

Comment s’y prendre ?

Vous souhaitez consulter les comptes de votre copropriété ou un document qui la concerne ? La première chose à faire est de consulter le règlement intérieur ou, à défaut, ce qui a été décidé par l’assemblée générale des copropriétaires concernant cette question. Le règlement peut, par exemple, exiger un rendez-vous préalable avec le syndic. Il peut aussi préciser des heures spécifiques où les copies peuvent être obtenues. Enfin, il peut aussi arriver que le syndic mette ces documents à disposition sur son site web.

Bon à savoir : En cas de doute, vous pouvez poser une question sur ChoisirUnSyndic, un agent immobilier et un avocat vous répondent.

Pour rappel, le syndic est le personnage clé au sein d’un immeuble et/ou d’une copropriété sur qui repose la charge de gérer l’indivision. Il est donc amené à devoir gérer différents aspects, comme la mise en œuvre des décisions prises par l’assemblée générale. Il doit aussi assurer le respect du règlement de copropriété et représente celle-ci vis-à-vis des parties tierces, qu’il s’agisse de fournisseurs voire de la justice. En outre, il gère la gestion journalière et doit veiller à la bonne conservation du bien. Enfin, le syndic de copropriété est chargé de tenir à jour la comptabilité de la copropriété, de la faire approuver par l’assemblée générale des copropriétaires et de répartir les charges entre les copropriétaires en fonction de leurs millièmes dans les parties communes.

Vous avez constaté une erreur ?

Il peut arriver que l’on constate une erreur dans un relevé de charges ou, plus simplement, que l’on trouve que le syndic n’effectue pas convenablement les tâches qui lui ont été confiées. La meilleure chose à faire dans ce cas est d’en parler lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Celle-ci a le pouvoir de décider de tenir le syndic pour responsable et, par conséquent, d’en nommer un nouveau.

Faites-vous aider !

À Bruxelles, les syndics d’immeubles sont bien souvent des agences immobilières qui ont développé une spécialisation en matière de gestion immobilière. Parfois, des conflits peuvent naître en raison de coûts inattendus qui apparaissent. Un contrat clair et un suivi du conseil évitent souvent d’arriver à un point de non-retour. Envie d’en savoir plus sur ce sujet ? Consultez le site d’ImmoBrussels qui a listé les différentes associations vers lesquelles vous tourner en cas de conflits.

En tant que copropriétaire dans un immeuble, vous êtes logiquement invité à l’assemblée générale des copropriétaires.  Cette invitation comprend toujours l’ordre du jour de la réunion.  Quelle est son importance et que devez-vous savoir à ce sujet ?

Que dit l’invitation ?

L’ordre du jour de l’assemblée générale indique les points qui seront discutés lors de l’assemblée générale. Vous pouvez donc juger l’importance de la réunion en consultant l’ordre du jour.  Cela peut influencer votre décision d’y aller ou non, d’envoyer une procuration ou simplement de ne pas y être présent. Cela vous permet également de vous y préparer.

En outre, lors de l’assemblée générale, aucun autre point que ceux inscrits à l’ordre du jour ne peut être discuté. Il peut y avoir une exception à cette règle si tous les copropriétaires sont présents à la réunion et qu’ils sont également tous d’accord pour qu’un sujet précis soit débattu.

De quoi peut-on parler sous le point « divers » ?

De nombreuses assemblées générales comprennent un point « divers ». Dans la pratique, les copropriétaires essaient parfois de discuter (et éventuellement de voter) sous cette rubrique toutes sortes de questions qui n’étaient pas explicitement mentionnées à l’ordre du jour.

Sachez que ce genre de procédure n’est pas légal. En effet, vous ne pouvez pas prendre des décisions sous la rubrique « divers » sur des sujets qui ne sont pas à l’ordre du jour.  Tout au plus, par le biais du « divers », certaines préoccupations ou commentaires des copropriétaires peuvent être communiqués et discutés, mais ils ne peuvent pas faire l’objet d’un vote et/ou d’une décision.

Qui fixe l’ordre du jour ?

L’assemblée générale annuelle comprendra un certain nombre de points fixes. Par exemple, l’approbation des comptes, la nomination du conseil des copropriétaires et du vérificateur des comptes, la décharge du conseil des copropriétaires, du syndic, etc.

En outre, chaque copropriétaire a également le droit de proposer des sujets à l’ordre du jour. Vous pouvez le faire, par exemple, si vous souhaitez que des travaux d’embellissement soient effectués dans les parties communes de l’immeuble, si vous désirez que des modifications soient apportées au règlement intérieur, etc. Si vous voulez inscrire un point à l’ordre du jour de l’assemblée générale, vous devez demander au syndic de le faire. Vous pouvez en faire la demande jusqu’à trois semaines avant la première date possible de l’assemblée générale.

Quand recevrez-vous l’invitation ?

La loi prévoit que, en tant que copropriétaire, vous devez recevoir l’ordre du jour en même temps que la convocation à l’assemblée générale. En règle générale (sauf en cas d’urgence), la convocation (avec l’ordre du jour) doit vous être notifiée au moins 15 jours avant la date de la réunion. Cela se fait alors par courrier recommandé, sauf si vous avez expressément accepté par écrit de recevoir l’avis par un autre moyen de communication.

Que pouvez-vous faire si quelque chose est décidé alors que cela n’était pas à l’ordre du jour ?

Si l’assemblée générale a pris une décision sur un sujet qui n’était pas à l’ordre du jour, vous ne devez pas l’accepter. Si vous êtes présent à l’assemblée générale et qu’un sujet qui n’est pas à l’ordre du jour est abordé, protestez et faites également consigner votre commentaire dans le procès-verbal de la réunion. Si un vote a lieu malgré votre protestation, votez contre.

Si le point est quand même discuté et voté, vous pouvez contester la décision de l’assemblée générale devant le juge de paix.  Toutefois, vous devez entamer cette procédure dans les quatre mois qui suivent l’assemblée générale.

Jan Roodhooft, avocat (www.advocatenroodhooft.be)